Welke stappen zet je als een werknemer niet komt opdagen?

Het kan weleens gebeuren dat één van je werknemers niet komt opdagen op het werk. In zo’n situatie is het belangrijk dat je als werkgever weet welke stappen je moet zetten en wat jouw rechten en plichten als werkgever zijn. Lees in dit artikel de verschillende scenario’s van afwezigheid en hoe je hier als werkgever mee om kunt gaan.

Redenen voor afwezigheid
Het is van groot belang om de mogelijke redenen voor de afwezigheid van een werknemer na te gaan, voordat je eventuele actie onderneemt. Mogelijke redenen kunnen zijn:

1. Ziekte
Meestal wordt verwacht dat werknemers zich voor aanvang van hun werktijd ziek melden volgens een vastgesteld protocol. Was jouw medewerker hier niet toe in staat, dan kan de afwezigheid achteraf nog genoteerd worden als ziekteverzuim.

2. Thuiswerken
Thuiswerken of werken op een andere locatie moet vooraf zijn afgesproken. Uiteraard moet je werknemer tijdens werktijd wel bereikbaar zijn. 

3. Calamiteit
Bij noodsituaties zoals spoedbezoeken aan het ziekenhuis kan de afwezigheid van je medewerker worden beschouwd als calamiteitenverlof.

4. Verlof
Controleer of er geen verlofaanvraag is ingediend waar de werknemer recht op heeft.

5. Zorgverlof
In het geval van dringende zorgverantwoordelijkheden voor een familielid, zoals een ziek kind, heeft de medewerker recht op kortdurend zorgverlof.

Regels en maatregelen bij afwezigheid
Wanneer een werknemer zonder geldige reden afwezig is, zijn er verschillende opties voor jou als werkgever. Je geeft een officiële waarschuwing, je legt een boete op of houdt loon in voor niet gewerkte uren. In ernstige gevallen van herhaalde afwezigheid zonder geldige reden kan ontslag een optie zijn, maar dit moet goed worden onderbouwd en gedocumenteerd in het personeelsdossier van de betreffende medewerker. Leg zowel de regels als de consequenties van niet op komen dagen sowieso goed vast, zodat alle werknemers weten wat de gevolgen zijn. Dit kan in het bedrijfsreglement, de arbeidsovereenkomst met medewerkers of in een personeelshandboek.

Wat te doen bij te laat komen?
Bij een keertje te laat komen kan je als werkgever eerst informele stappen ondernemen, zoals een gesprek en een eventuele waarschuwing. Bij herhaaldelijk te laat komen kunnen strengere maatregelen worden overwogen.

Schorsing of boete
In bepaalde gevallen kan schorsing of het opleggen van een boete gepast zijn, mits vooraf duidelijk vastgelegd en naar redelijkheid.

Ontslagprocedure
Wanneer de situatie escaleert en herhaaldelijk gedrag niet verbetert na meerdere waarschuwingen, kan je als werkgever overgaan tot ontslag. Belangrijk hierbij is dat alles goed is onderbouwd en gedocumenteerd.

Juridische ondersteuning
Het is zeer belangrijk dat je als werkgever zorgvuldig omgaat met afwezigheid van werknemers en dat je daarbij rekening houdt met de geldende regels en procedures om mogelijke conflicten te voorkomen. Komt het uiteindelijk toch tot een conflict, dan is het fijn om een goede rechtsbijstandverzekering te hebben. Hiermee ben je als werkgever verzekerd van juridische bijstand in dergelijke gevallen. Benieuwd of de dekking van jouw rechtsbijstandverzekering nog passend is? Wij controleren het graag! Neem contact met ons op via 0348 - 41 03 02 of stuur een mail naar info@adviesvanaka.nl (mailto:info@adviesvanaka.nl).